Vsak od nas je že kdaj organiziral srečanje, rojstnodnevno zabavo ali celo poroko. Verjetno bi se strinjali, da je lahko organiziranje dogodkov prava umetnost, ki zahteva skrbno načrtovanje in koordinacijo. Za uspešen potek dogodka je potrebna izvedba različnih dejavnosti, ki zahtevajo veliko vloženega truda, časa in energije. V nadaljevanju članka bomo raziskovali, kaj vse je potrebno za uspešno organiziranje dogodkov, na spletni strani www.agaric.si/sl/storitve/organizacija-dogodkov/ pa si lahko ogledate kako se organizacije lotijo profesionalci.
Kako organizirati dogodek za posebne priložnosti?
Pri načrtovanju manjših dogodkov, na katerih bodo prisotni le naši domači, verjetno ne bomo komplicirali in si belili glave z organizacijo. Nasprotno pa se zgodi, ko govorimo o dogodku, s katerim želite narediti vtis ali pa si ga zapomniti za celo življenje. Organiziranje dogodkov kot so poroke, krst, poslovni dogodki, odprtje nove poslovalnice ali okrogla obletnica delovanja zahtevajo drugačnost, izvirnost in iznajdljivost. Poskrbeti moramo za veliko stvari, zato se moramo organizacije lotiti počasi in premišljeno.
Uspešna organizacija
Prvi korak k uspešni organizaciji dogodka je načrtovanje. Najprej moramo razmisliti o osnovnih zadevah. Kakšen je cilj našega dogodka? Kje in kdaj bi se dogodek odvijal? Kakšen je naš proračun? Kakšne storitve želimo na našem dogodku? Izoblikovati si moramo jasno predstavo o tem, kakšen dogodek želimo organizirati, poleg tega pa se osredotočiti na tiste elemente, ki se nam za naš dogodek zdijo najbolj pomembni. Zavedajte se, da je organiziranje dogodkov obsežen projekt, ki bo zahteval veliko usklajevanja. Prilagoditi se boste morali nekaterim nepredvidljivim situacijam, sprejemati hitre odločitve in v ključnih trenutkih ohraniti mirno kri. Niste prepričani, da ste taki nalogi kos? V nadaljevanju članka bomo predstavili ekipo, ki vam bo odvzela velik del bremena, saj je načrtovanje dogodkov njihova strast.
Postavitev cene
Pri postavitvi cene imejte realističen pogled na svoj proračun. Vedite, da so v ceno vključeni stroški za vse dejavnosti, ki jih boste izvajali, vključno s hrano, pijačo, lokacijo, zabavo, oglaševanjem in drugimi stroški. Poiskati je treba rešitev, ki bo prijazna vaši denarnici, kljub temu pa bo dogodek kakovosten in bo na goste naredil pozitiven vtis.
Kraj in datum dogodka
Naša predstava o proračunu je jasna, zato se lahko osredotočimo na izbiro primernega kraja in datuma dogodka. Pri izbiri lokacije bodimo pozorni na potrebe našega dogodka. Koliko prostora potrebujemo? Kam bomo postavili opremo? Bo gostom dovolj udobno? Seveda je potrebno upoštevati tudi časovne omejitve in druge pomembne dejavnike kot je na primer letni čas.
Z osnovnimi elementi našega načrta bo organiziranje dogodkov potekalo gladko in brez zapletov. Izbrati moramo storitve in dobavitelje, ki bodo poskrbeli za hrano, pijačo, dekoracijo in zabavo. Dobro premislite in izberite kakovostne ponudnike, ki bodo zagotovili, da bo projekt potekal brez težav.
Koordinacija dogodka
Naslednji korak je koordinacija dogodka. Ta vključuje vodenje vseh potrebnih dejavnosti, ki so nujne za izvedbo dogodka. Na ta način si bomo zagotovili, da se vse dejavnosti izvajajo v skladu z dogovorjenimi načrti. Koordinacija vključuje komunikacijo z dobavitelji in ponudniki storitev, urejanje dovoljenj, spremljanje stroškov dogodka in spremljanje poteka organizacije, da ne pride do kakršnihkoli težav.
V primeru, da je celoten postopek za vas prevelik zalogaj, si zagotovite ekipo, ki ji organiziranje dogodkov ni tuje. Potrebno bo timsko delo in velika mera požrtvovalnosti, da se bo dogodek odvijal brezhibno. Smiselno je, da v vsako področje vključimo dobro usposobljene strokovnjake. Organizatorji dogodkov, kuharji, natakarji, varnostniki in drugi bodo pomagali zagotoviti, da bo dogodek uspešen.
Dan D
Čas je, da ves vaš trud, ki ste ga vložili v organiziranje dogodkov nekdo opazi. Učinkovita izvedba dogodka bo poplačala vaš trud in čas, saj boste dobili želene rezultate. Dogodek bo dosegel svoj cilj. Najpomembneje je, da vse poteka gladko, brezhibno in brez zapletov. Dobavitelji naj bodo na mestu, preglejte opremo in se prepričajte, da dela brezhibno. Vsi elementi dogodka se morajo izvajati v skladu z dogovorjenimi načrti, da se bodo naši gostje počutili odlično in o dogodku govorili še dolgo časa.
Zaključek dogodka
Po koncu dogodka moramo analizirati naš uspeh. Je naš cilj dosežen? Ali smo presegli proračun? Kaj so si gostje najbolj zapomnili? Katero stvar bi lahko izboljšali? Vse to vam bo pomagalo pri načrtovanju prihodnjih dogodkov in izboljšanju vašega poslovanja.
Prepustite delo pravim profesionalcem
Organiziranje dogodkov je področje, ki za zagotovitev uspeha zahteva natančno izvajanje. Ni važno o kakšnem dogodku govorimo, naj bo rojstni dan, poroka ali poslovno srečanje, ključ do uspeha je uspešna organizacija dogodkov. V primeru, da se boste postopka lotili sami, se osredotočite na načrtovanje, koordinacijo, izvajanje in analizo uspešnosti. S tem si boste zagotovili gladek in uspešen potek dogodka. Dobra organizacija dogodkov bo navdušila vaše goste, ki bodo o vas in vaši zabavi govorili še dolgo časa.
Seveda je organizacija večjih in pomembnih dogodkov velik zalogaj. Namesto, da se posvečate stresu organizacije, se na svojem dogodku raje zabavajte in delo prepustite profesionalcem. Pravi strokovnjaki bodo srečanja organizirali hitro in učinkovito. Brez težav bodo poskrbeli za dobro počutje majhnih in velikih skupin in sicer kjerkoli in kadarkoli.
Podjetje Agaric.si
Organiziranje dogodkov za strokovnjake iz podjetja Agaric.si je mačji kašelj. Spremljajo jih namreč dolgoletne izkušnje in inovativnost na področju prirejanja kulturnih prireditev, izobraževalnih dogodkov, prireditev korporativnega značaja, promocij in domačih zabav. Načrtovanje dogodkov vedno prilagodijo željam, potrebam in stilu naročnika, zato ni čudno, da se lahko pohvalijo z množico zadovoljnih strank. Med drugim jim zaupajo tudi večja nakupovalna središča.
Strokovnjaki se z naročniki najprej pogovorijo o njihovih potrebah, željah, pričakovanjih in zahtevami. Natančno definirajo cilje, ki morajo biti specifični, merljivi, dosegljivi, relativni in realni. Načrtovanje dogodka je dolgotrajen proces, zato najprej poskrbijo za jasno idejno zasnovo, nato pa se lahko lotijo organiziranja. Naredi se načrt vseh aktivnosti in sicer oglaševanja, dekoracije, pogostitve ter zabavnega ali kulturnega programa. Celoten potek je odvisen od cilja dogodka, ki ga določijo na začetku in seveda želj naročnika.
Organizatorji iz podjetja Agaric.si vam bodo z veseljem pomagali in odgovorili na vsa vprašanja v zvezi z načrtovanjem vašega pomembnega dogodka. Dosegljivi so na telefonski številki +386/ (0)2/ 621/ 04/ 12. Veseli bodo tudi vašega sporočila na elektronski naslov info@agaric.si. Organiziranje dogodkov ni bilo še nikoli tako enostavno, zato ne oklevajte in jih kontaktirajte zdaj.
